Allgemeine Hinweise

Die Netzwerkplattform der Zukunftsinitiative Klima.Werk wird mit Hilfe eines SharePoints um einen Ort zur Ablage und zum Austausch größerer Dateien ergänzt. Auf diese Weise können Daten auf einfache Weise verschiedenen Akteur*innen innerhalb der Zukunftsinitiative Klima.Werk bereitgestellt werden. Die Bereitstellung und Pflege der Daten erfolgt durch die Emschergenossenschaft.

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit personenbezogenen Daten passiert, die im Rahmen der Nutzung der SharePoint-Lösung erhoben und verarbeitet werden. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Datenverarbeitung im Rahmen der Förderung

Die verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet und damit hier:

Emschergenossenschaft
Kronprinzenstraße 24
45128 Essen
Deutschland

Tel.: 0201/104-0
E-Mail: info@eglv.de
Website: www.eglv.de

Bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit unter hallo@klima-werk.de an uns wenden. Gerne können Sie sich auch direkt an unsere Datenschutzbeauftragte wenden unter: datenschutz@eglv.de

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Für die Nutzung der SharePoint-Lösung werden nach Bedarf die folgenden Daten durch die Emschergenossenschaft erhoben und verarbeitet:

Name (Vorname und Nachname)
E-Mail
Organisation (optional)
Grund für den Antrag (optional)

Wie verarbeiten wir diese Daten?

Für die Nutzung des SharePoints ist die Anlage eines Benutzerkontos in der Microsoft Cloud in der Emschergenossenschaft Tenant Umgebung erforderlich. Die Anlage erfolgt durch die Emschergenossenschaft.

Die Emschergenossenschaft erfasst hierzu Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse und Organisation (Arbeitgeber*in) der Benutzer*innen mit Hilfe von Microsoft Forms. Für die Nutzung der Microsoft Cloud und Microsoft Forms stimmen die Benutzer*innen den datenschutzrechtlichen Bestimmungen von Microsoft (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/data-security-privacy-germany) sowie denen von Emschergenossenschaft- und Lippeverband (EGLV) (https://www.eglv.de/datenschutzbestimmungen) zu. Die Zustimmung erfolgt durch Nutzung von Microsoft Forms. Alle personenbezogenen Daten werden nur dadurch erhoben, dass sie uns von den Benutzer*innen selbst mitgeteilt werden.

Die eingegebenen Daten werden in Microsoft Forms gespeichert und sind nur für berechtigte Administrator*innen bei EGLV zugänglich. Microsoft speichert die Daten aus Microsoft Forms ausschließlich in den hierfür vorgesehenen Rechenzentren für EU-Mitgliedsländern/-regionen. Die in Microsoft Forms hinterlegten Daten werden einmal pro Quartal durch berechtigte Administrator*innen bei EGLV aus Microsoft Forms gelöscht. Microsoft Forms wird sowohl im ruhenden Zustand als auch bei der Übertragung verschlüsselt. Die Verschlüsselungsprotokolle und Technologien umfassen Transport Layer Security/Secure Sockets Layer (TLS/SSL), Internet Protocol Security (IPSec) und Advanced Encryption Standard (AES).

Nach erfolgreicher Registrierung erhalten die Benutzer*innen Leseberechtigungen auf dem Klima.Werk SharePoint und können sich mit ihrem Benutzerkonto anmelden. Per E-Mail werden die Benutzer*innen über alle Schritte angefangen von der Registrierung bis hin zur Anmeldung im SharePoint informiert.

Aus Sicherheitsgründen erfolgt die Anmeldung im Benutzerkonto mittels Multi-Faktor-Authentifizierung. Für dieses Verfahren kann zur Identifikation die dienstliche oder private Mobilfunknummer verwendet werden. Diese wird bis zur Löschung des Benutzerkontos in der Microsoft Cloud gespeichert. Alternativ bietet Microsoft die Möglichkeit, die Authenticator App zu verwenden und damit auch ohne Angabe der Mobilfunknummer eine Multi Faktor-Authentifizierung durchzuführen. Diese App muss jedoch zuvor kostenlos auf einem geeigneten Endgerät installiert werden.

Die erhobenen Daten werden bis auf Widerruf bzw. bis zur Löschung des Benutzerkontos in der Nutzerdatenverwaltung der Microsoft Cloud gespeichert. Die Speicherung und Bearbeitung der Daten erfolgen jedoch ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU. Die Löschung des Benutzerkontos kann formlos über hallo@klima-werk.de beantragt werden. Innerhalb der Microsoft Cloud werden die Daten ausschließlich für die Anmeldung im Benutzerkonto verwendet. Mit Ausnahme des Zeitpunktes der letzten Anmeldung finden keine weiteren Auswertungen zum Verhalten des oder der Benutzer*in statt.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Eine Löschung Ihres Benutzerkontos und der für die Anlage und die Verwaltung Ihres Benutzerkontos erhobenen Daten können formlos über  hallo@klima-werk.de beantragt werden.

Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde zu. Hierbei handelt es sich um die:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postanschrift:
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-999
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de